Para asegurar un proceso de transferencia SFTP fluido entre su HRIS y nuestro sistema, siga los pasos que se describen a continuación. Esta guía le ayudará a configurar el proceso de transferencia, validar sus datos y completar las pruebas necesarias antes de pasar a producción.
1. Determine los datos a enviar
Consulte la plantilla de archivo adjunta (al final) y decida qué datos nos enviará. Asegúrese de entender las siguientes reglas:
Columnas obligatorias:
Las columnas A–Q son obligatorias para cada encuestado. Las columnas no deben ser eliminadas ni alteradas.
Los datos deben estar presentes en las Columnas A-D
Nombre: Debe estar completo; se usará para dirigirse a los encuestados en los correos electrónicos.
Apellido: Debe estar completo; también se usa para dirigirse a los encuestados.
Email: Asegúrese de que todas las direcciones de correo electrónico sean correctas y únicas. No debe haber direcciones de correo duplicadas.
Número de empleado: Debe ser único para cada encuestado. Si no hay disponibles identificadores de empleado, se pueden usar las direcciones de correo electrónico como identificadores únicos. Los números de empleado consistentes en todas las encuestas son cruciales para un informe optimizado en el panel de control.
Datos en las Columnas E-H
Nombre del gerente de línea y número de empleado: No es obligatorio a menos que se use la función de jerarquía de empleados. Si se usa, todos los empleados deben especificar un número de empleado del gerente de línea, excepto el personal de nivel superior como el CEO.
Idioma preferido: Solo se requiere si las encuestas se presentan en varios idiomas y se necesita preseleccionar el idioma preferido para los encuestados. Usamos el código de idioma ISO, por ejemplo, en-us; en-gb; fr-ca, etc.
Código de acceso: Debe especificarse si se utiliza el método de distribución de código de acceso.
Los datos en las Columnas E–Q no tienen que contener datos para cada encuestado.
2. Metadatos / demografía / variables de panel
Estos se encuentran en las Columnas R en adelante
Son críticos para desglosar datos en informes y construir lógica de visualización en encuestas.
Considere lo siguiente:
Umbral de anonimato: con nuestro umbral típico de informes de anonimato de 5, los grupos idealmente deben tener al menos cinco encuestados para el informe.
Agrupación útil: Incluya grupos que ayuden en la interpretación y planificación de acciones (por ejemplo, rol, departamento), y evite agrupaciones demasiado detalladas o innecesarias.
Consistencia: Los nombres de los grupos deben estar escritos de manera consistente (por ejemplo, "RRHH" vs "Recursos Humanos").
Categorización: Ciertos campos como la duración del servicio deben ser categorizados. Ejemplo para la duración del servicio:
Menos de 1 año,
1–3 años,
3–5 años,
5–10 años,
10–15 años,
15+ años.
3. Exportación de datos desde HRIS
Una vez que haya determinado los datos:
Escriba el código de exportación desde su instancia de prueba de su HRIS para ajustarse a la plantilla adjunta.
Verifique que los datos exportados se alineen con los requisitos de la plantilla.
4. Encripte el archivo
Use WinZip para encriptar el archivo, asegurándose de que el archivo esté seguro para la transferencia - o - use PGP utilizando nuestra Clave Pública (vea al final de este artículo de ayuda)
Verifique que la encriptación sea correcta.
5. Transfiera el archivo encriptado a nuestro SFTP de prueba
Coloque programáticamente el archivo encriptado en nuestra instancia de SFTP de prueba utilizando las credenciales que le hemos proporcionado.
Confirme que el archivo se ha transferido con éxito.
Envíe la contraseña de encriptación de manera segura.
6. Prueba de mapeo e importación de datos
Infórmenos cuando la transferencia esté completa, y configuraremos nuestra instancia de prueba del directorio de la organización (https://sync-staging.peopleinsight-staging.co.uk) para mapear e importar los datos.
Durante la fase de prueba, activaremos el proceso de transferencia manualmente para acelerar las pruebas (es decir, no esperar un ciclo de 24 horas). Esto permitirá pruebas y correcciones más rápidas.
7. Verifique la precisión de la importación
Una vez que los datos estén mapeados e ingeridos, le proporcionaremos credenciales para verificar la importación.
Asegúrese de que todos los datos se hayan importado y mapeado correctamente como se esperaba.
8. Cambie a la transferencia automatizada
Una vez que se apruebe la transferencia manual, recomendamos cambiar a la transferencia SFTP automatizada para más pruebas. Esto implica una recolección diaria automatizada de su archivo zip desde el servidor SFTP.
Después de verificar con éxito el proceso de transferencia automatizada, le proporcionaremos credenciales de producción SFTP.
9. Prueba final de producción y aprobación
Configuraremos la instancia de producción del directorio de la organización (https://sync.peopleinsight.co.uk) para transferencias de datos no de prueba.
Verifique la precisión y funcionalidad de la transferencia para datos en vivo.
También verificaremos la adición automática de participantes en la encuesta según las fechas de entrada y salida antes de la aprobación final.