1. Aclare el propósito y los objetivos de su encuesta
Antes de comenzar y construir su cuestionario, es fundamental definir claramente qué desea aprender y por qué. Esto guiará cada decisión que siga, desde el diseño de las preguntas hasta la planificación de acciones.
Pregúntese:
¿Qué queremos saber? (por ejemplo, compromiso, bienestar, liderazgo, inclusión)
¿Por qué queremos saberlo? ¿Cómo se vincula con nuestra estrategia de personas u organizacional?
¿Qué haremos con los datos una vez que los tengamos?
¿Cómo sabremos si hemos tenido éxito? (por ejemplo, mejores puntuaciones, menor rotación, mayor confianza)
¿Quién necesita estar involucrado: líderes senior, RRHH, gerentes, equipos de comunicación?
👉 Consejo: La claridad en esta etapa le ayuda a seleccionar el tipo de encuesta adecuado y a enfocar las preguntas que generarán ideas sobre las que pueda actuar.
2. Defina cómo utilizará los resultados
Las encuestas más valiosas son aquellas que conducen a acciones visibles. Antes de lanzarla, planifique exactamente cómo interpretará y responderá a los datos.
Considere:
¿Quién tendrá acceso a los resultados (líderes, RRHH, gerentes, equipos)?
¿A qué nivel analizará las respuestas (organización, división, equipo)?
¿Cómo compartirá los hallazgos y decidirá las prioridades?
¿Cómo cerrará el ciclo de retroalimentación, mostrando a los empleados qué está cambiando como resultado de sus aportes?
Los empleados se desenganchan rápidamente si no ven resultados de encuestas anteriores. Incluir esto en su plan desde el principio hará que su proceso sea más creíble y sostenible.
3. Elija el tipo y alcance de encuesta adecuados
Dentro de la plataforma People Insight, puede elegir entre varios tipos de encuestas: Compromiso, Pulso, Ciclo de Vida o Personalizada. Cada una tiene un propósito diferente:
Encuesta de Compromiso: comprensión amplia y profunda de su cultura y factores de rendimiento.
Encuesta de Pulso: chequeos más cortos y frecuentes para monitorear el progreso.
Encuesta de Ciclo de Vida: captura experiencias en momentos clave (por ejemplo, incorporación, salida).
Ajuste el tipo de encuesta a sus objetivos y su capacidad para actuar. Evite la "fatiga de encuestas": es mejor hacer menos encuestas, bien programadas, que conduzcan a acciones significativas.
4. Prepare la logística de su encuesta
Antes de comenzar a construir su encuesta, asegúrese de que su logística esté lista.
Paso | Descripción |
Cargue su archivo de participantes | Asegúrese de que los datos de los empleados (nombre, equipo, departamento, etiquetas demográficas) sean precisos en la Pestaña de Panel. |
Verifique la configuración de jerarquía | Configure su estructura organizacional para la elaboración de informes. |
Establezca los parámetros de la encuesta | Configure las fechas de inicio y fin, recordatorios y configuraciones de anonimato en la Pestaña de Resumen. |
Diseñe su encuesta | Agregue preguntas, aplique la marca, verifique las traducciones en la Pestaña de Diseño. |
Planifique los paneles de control | Confirme quién necesita acceso a los resultados y qué filtros o métricas utilizarán. |
Pruebe el acceso | Asegúrese de que todos los participantes puedan acceder a la encuesta (especialmente el personal de campo o remoto). |
5. Planifique y ejecute una excelente comunicación
Una buena comunicación puede hacer o deshacer una encuesta. Nuestra investigación muestra que una comunicación bien programada, clara y auténtica puede aumentar las tasas de respuesta hasta en 20 puntos porcentuales.
Así es como puede planificar su comunicación en cada etapa:
🗣️ Comunicación Pre-Encuesta
Objetivo: Generar comprensión y confianza antes de que se lance la encuesta.
Anuncie por qué está realizando la encuesta: vincúlela a los objetivos organizacionales y compromisos pasados.
Explique qué ganan los empleados: su retroalimentación impulsa cambios reales.
Reasegure sobre la anonimato y confidencialidad.
Comparta qué esperar: duración de la encuesta, tiempos, cómo acceder a ella y a quién contactar para obtener apoyo.
Anime a los líderes y gerentes a hablar sobre la encuesta en sus propios equipos: el respaldo personal impulsa el compromiso.
📬 Durante la Encuesta
Objetivo: Mantener el impulso y maximizar la participación.
Lance con un mensaje claro y positivo de un patrocinador senior (por ejemplo, CEO, Director de RRHH).
Envíe recordatorios amistosos a mitad de camino. Los empujones personalizados y el aliento de los gerentes marcan una gran diferencia.
Comparta actualizaciones de progreso (por ejemplo, "Estamos en un 65% de tasa de respuesta, ¿podemos llegar al 80% para el viernes?").
Facilite la participación: incluya enlaces en correos electrónicos, banners en la intranet o códigos QR para usuarios móviles.
📣 Comunicación Post-Encuesta
Objetivo: Cerrar el ciclo y mantener el compromiso.
Agradezca a los participantes por participar y comparta los hallazgos generales de manera oportuna.
Resuma los temas clave y explique qué hará a continuación, incluso si los planes detallados aún se están desarrollando.
Resalte las acciones o compromisos iniciales de los líderes para mostrar el impulso.
Proporcione cronogramas para el seguimiento, análisis más profundos o planificación de acciones a nivel de gerentes.
Recuerde: la comunicación no es un mensaje único, es una conversación que comienza antes de la encuesta y continúa mucho después.
👉 ¿Necesita ayuda?
Si no está seguro de cómo estructurar sus comunicaciones, nuestros consultores de People Insight pueden ayudarle a crear planes de comunicación personalizados, plantillas de correo electrónico, kits de herramientas para gerentes y materiales de compromiso que se adapten a su cultura y tono de voz.
6. Construya confianza y prepare a su personal
La confianza es la base de una retroalimentación honesta. Los empleados solo responderán con sinceridad si creen que:
Sus respuestas son confidenciales y no se pueden rastrear hasta ellos.
La dirección realmente quiere escuchar y actuar.
La encuesta no es un ejercicio de cumplimiento, sino parte de un esfuerzo real de cambio.
Para reforzar esta confianza:
Comunica de manera transparente.
Anima a los líderes a ser patrocinadores visibles.
Mantén la encuesta breve, relevante y fácil de completar.
Comparte historias de acciones de encuestas anteriores cuando sea posible.
7. Lista de Verificación Final Antes del Lanzamiento
✅ Propósito claro y objetivos de la encuesta definidos
✅ Tipo de encuesta y audiencia elegidos
✅ Datos de los participantes y jerarquía cargados
✅ Preguntas creadas, probadas y personalizadas
✅ Configuración de la encuesta ajustada
✅ Plan de comunicación programado (pre-lanzamiento, recordatorios, post-encuesta)
✅ Acceso al panel de control e informes organizado
✅ Recursos listos para el análisis y la planificación de acciones
En resumen
Tomarse el tiempo para prepararse adecuadamente antes de lanzar tu encuesta asegura que recojas datos significativos que impulsen acciones reales.
Planifica tu propósito, logística y comunicación desde el principio, y establecerás las bases para una mayor participación, más confianza y resultados más sólidos.
Si no estás seguro de por dónde empezar, People Insight puede guiarte: desde definir objetivos y diseñar preguntas hasta crear una estrategia de comunicación personalizada y un marco de planificación de acciones post-encuesta.